Kategori: X-tra

Pengurusan masa sangat penting untuk dititikberatkan. Pelbagai bahan bacaan, seminar dan kursus mengenai pengurusan masa telah diadakan untuk membantu kita menggunakan masa dengan bijaksana. Kita mempunyai masa sebanyak 24 jam sehari sahaja dan terpulanglah kepada kita bagaimana menggunakan masa dengan sebaik mungkin.

Pepatah Melayu ada mengatakan masa itu adalah emas. Masa berlalu tidak akan berulang dan masa yang ada tidak boleh dipanjangkan. Oleh itu tetapkan cara kita bekerja dan menguruskan diri supaya kita dapat menggunakan kuasa masa secara maksimum.

1. Rancang Masa

Bagi anda yang mempunyai senarai kerja yang mesti diselesaikan dalam masa yang terhad, jangan panik! Rancang apa yang akan anda lakukan pada hari tersebut dan lakukan tugas dalam masa yand ada.

2. Fokus Tugas Utama

Setelah merancang apa yang anda akan lakukan pada hari tersebut, anda perlu letakkan keutamaan kepada tugas yang terpenting, penting dan kurang penting. Tumpukan perhatian pada tugas terpenting dahulu walaupun ia sukar. Anda boleh semak seperti berikut:

• Pada setiap awal tahun, lakukan perancangan secara menyeluruh. Kalendar kotak cukup untuk anda tulis tugasan dan bentangkan di hadapan anda. Semak setiap bulan dan tandakan bulan mana anda akan mengambil cuti, menghadiri mesyuarat, melaksanakan program, membuat laporan dan membentang belanjawan.
• Setiap hari Isnin, semak semula pencapaian anda sepanjang minggu tersebut. Beri tumpuan kepada tugas utama.
• Setiap hari sebelum memulakan tugas, buat senarai semua tugasan untuk hari itu. Lakukan tugas penting terlebih dahulu diikuti tugas lain. Tugas yang kurang penting boleh diberikan kepada orang lain untuk melakukannya.
• Apabila anda berhadapan dengan tugas terpenting dan ia perlu disegerakan, masukkan ke dalam jadual tugasan. Jika tidak, anda akan menghabiskan banyak masa memikirkannya sementara anda cuba melakukan tugasan lain.
• Pilih masa yang sesuai untuk melakukan tugasan yang susah atau berat. Misalnya, jika anda berfikir dengan baik pada sebelah pagi, maka gunakan waktu pagi untuk membuat perancangan. Tetapkan waktu yang sesuai dengan diri anda sama ada untuk berfikir atau bertemu orang lain.
• Kumpulkan tugas yang sama untuk dilakukan pada satu masa, misalnya membuat panggilan telefon, menjawab telefon dan menulis laopran. Membuat tugasan dalam satu kumpulan lebih mudah.

3. Elak Gangguan

Gangguan menyebabkan masa anda menjadi pendek. Ada banyak jenis gangguan dan yang paling utama ialah telefon dan tetamu yang tidak diundang.

Bukan semua tetamu perlu anda layani. Apabila anda membiarkan diri anda diganggu, bukan saja masa anda terbuang malah anda memerlukan masa untuk kembali kepada apa yang sedang anda lakukan. Tanya diri anda sama ada adakah ini terlalu penting sehingga anda perlu ketepikan tugas yang anda sedang lakukan sekarang? Jika jawapannya tidak, jangan biarkan diri anda diganggu. Uruslah gangguan-gangguan tersebut megikut cara berikut:

• Jika anda mempunyai seorang setiausaha, tapis semua panggilan yang diterima dan tetamu yang datang tanpa membuat temujanji terlebih dahulu. Biarkan setiausaha anda menyelesaikan gangguan tersebut.
• Jika anda terlalu sibuk, jawab panggilan telefon dengan baik dan minta mereka memanggil balik kemudian.
• Jangan biarkan pemerhatian anda di ganggu. Bersihkan meja dan susun dokumen dengan baik supaya mudah anda menjalankan tugas. Bagi projek yang telah selesai, kumpulkan semua dokumen ke dalam satu fail dan simpan sebelum memulakan projek baru. Lakukan satu projek dalam satu masa.

4. Elak Mesyuarat

Pada dasarnya setiap mesyuarat mengambil sebahagian besar masa bekerja tetapi hasilnya mungkin tidak seberapa. Pastikan setiap mesyuarat yang anda hadiri membincangkan agenda yang telah tersenarai dan elakkan perbincangan yang tidak berkaitan dengan agenda mesyuarat. Mesyuarat mengambil masa panjang dan pastikan ia mencapai apa yang dikehendaki.

Jauhi mesyuarat yang tidak penting dan jika boleh dielakkan daripada membuat mesyuarat. Gunakan cara lain untuk menyelesaikan tugas. Jika anda tidak dapat elakkan, buat mesyuarat yang pendek dan produktif.

5. Elak Perjalanan Jauh

Perjalanan jauh sama ada dengan menggunakan kereta atau menaiki kapal terbang bukan saja mengambil masa malahan ia juga membuat anda keletihan. Fikirkan dahulu tentang perkara ini:

• Jika anda perlu berjalan jauh, tentukan sama ada ia benar-benar perlu dan penting. Jika tugas itu boleh diselesaikan melalui panggilan telefon, emel atau tulis surat sahaja. Mungkin anda boleh gunakan cara ini jika anda pastikan tujuannya.

Kadang-kadang anda ingin berjalan jauh kerana perkara berikut:

• Anda ingin pergi kerana anda tidak pernah pergi ke tempat tersebut
• Anda memerlukan beberapa hari untuk berehat dan jauh dari suasana pejabat
• Anda ingin bertemu seseorang
• Kumpulkan perjalanan dalam satu masa. Misalnya anda perlu ke Johor dan Melaka, aturkan jadual anda supaya temu janji di luar daerah boleh dilakukan dalam satu masa.
• Anda juga boleh menggunakan teknologi moden seperti ‘teleconferencing’ yang melibatkan perbualan telefon dan video yang sudah tentu akan menjimatkan masa anda.
• Jika anda terpaksa pergi, gunakan masa di dalam perjalanan untuk menyelesaikan tugasan anda seperti membuat laporan, kertas kerja, berfikir dan membaca.

6. Gunakan Masa Menunggu

Masa menunggu boleh digunakan untuk menyelesaikan beberapa perkara, seperti membuat panggilan, membalas panggilan, membaca atau berfikir. Jangan biarkan masa menunggu berlalu begitu saja. Walaupun ia berlangsung selama 15 minit, namun anda boleh menyelesaikan beberapa perkara dalam masa yang singkat itu.

7. Berehat

Ambil masa sebentar untuk merehatkan tubuh, fizikal dan minda anda. Cari tempat yang sesuai untuk minum, berbual atau berjalan keluar dari pejabat. Apabila anda menyambung semula tugas, anda kembali segar dan bertenaga untuk menjalankan tugas sepanjang hari

Sumber Arkib:  Buletin Usahawan Nasional Bilangan 3

Tiada jalan pintas untuk meraih kejayaan terutamanya dalam bidang perniagaan. Inilah hakikat yang mesti diterima oleh para usahawan baru atau mereka yang berhasrat untuk menceburi bidang ini satu hari nanti.

Cubalah bertanya mana-mana usahawan tulen yang telah berjaya, mereka pasti menyatakan bahawa mereka mengambil masa bertahun-tahun lamanya sebelum dapat menikmati hasil titik peluh dalam erti yang sebenarnya.

Dalam masa setahun dua selepas membuka perniagaan dan apabila ianya berjalan dengan lancar, maka agak terlalu awal bagi kita untuk menggelarkannya sebagai usahawan berjaya atau terlalu cepat untuk mengaku bahawa perniagaan itu sudah maju.

Masih banyak rintangan dan cabaran yang menghalangi perjalanan perniagaan dan semuanya ini perlu di atasi secara praktikal dan bukan secara teori.

Seseorang usahawan perlu menghadapi cabaran dan dugaan walau bagaimana pahit sekalipun sebelum dapat meraih kejayaan perniagaan. Setiap kejayaan yang dikecapi bergantung kepada tahap usaha yang dikeluarkan.

Halangan-halangan inilah yang menguji kecekapan seorang usahawan dalam mengendalikan perniagaannya terutamanya dalam keadaan kritikal seperti kemelut ekonomi yang dialami pada akhir tahun 90-an lalu pada wakti itu, terdapat banyak syarikat yang kecundang termasuklah syarikat-syarikat gergasi dan syarikat-syarikat yang gah namanya.

Jika diperhatikan, hanya mereka yang berjaya dalam bidang-bidang seperti perniagaan, muzik, akademik, sukan dan lain-lain mempunyai satu persamaan dalam diri mereka iaitu etika bekerja. Bagi mereka memang tidak ada kompromi dalam hal ini. Ganjaran kejayaan hanya akan dinikmati apabila bekerja kuat menjadi sebahagian daripada gaya hidup mereka.

Inilah yang membezakan kenapa sesetengah syarikat boleh terus maju dan sesetengah syarikat lain pula terpaksa gulung tikar apabila berhadapan dengan situasi mencabar yang memerlukan penyelesaian yang positif.

Mereka dapat bertahan kerana mereka mempunyai sistem perniagaan yang kukuh, memiliki kemahiran teknikal dan kepimpinan untuk berada di tahap atas dalam mencapai kejayaan. Bagi setiap individu, kejayaan mempunyai makna yang berbeza.

Sesetengah orang menganggap bahawan kejayaan bermaksud wang ringgit atau kuasa. Ada juga menganggap ianya sebagai satu penghormatan dan satu kepuasan yang dinikmati selepas bekerja kuat. Walau apapun anggapan dan matlamat kejayaan kita, hakikat yang mesti diterima oleh semua terutamanya para usahawan ialah hasil yang bakal dikecapi mengambil masa yang lama dan ianya datang secara beransur-ansur.

Umpama sepasang suami isteri yang baru yang baru menimang cahaya mata, mereka perlu menunggu selama satu tahun untuk melihat anak itu berjalan, menunggu selama 7 tahun untuk melihat anak itu bersekolah dan sudah tentulah penantian itu lebih lama jika pasangan ini ingin melihat anaknya menjadi remaja dan berkahwin. Namun dalam hal ini, semua orang akur mereka perlu menanti sekian lama untuk mencapai hasrat yang mereka ingini.

Begitulah juga dalam dunia perniagaan. Tidak ada istilah ‘cepat kaya’ atau ‘jalan pintas’ bagi seorang usahawan. Mereka perlu menggunakan tulang empat kerat dan memerah otak untuk membina dan memantapkan lagi kedudukan perniagaan mereka.

Para pekerja, pembekal dan rakan perniagaan merupakan kumpulan sokongan, tetapi ‘master mind’ arah tuju perniagaan kita tertakluk kepada diri kita sendiri sebagai usahawan. Jika kita bijak, cekap dan rajin mengurus perniagaan, pasti kita akan berjaya.

Setiap perniagaan sama seperti satu permainan dan kita merupakan pemainnya. Kecekapan mengendali permainan ini merupakan faktor utama penentu kejayaan.

Untuk mengendali permainan ini kita memerlukan formula tertentu yang boleh diamalkan untuk membentuk disiplin dalam hidup, membina etika kerja, meningkatkan harga diri, memahami teknik menghadapi keadaan yang tidak diduga dan seterusnya berjaya mencapai sesuatu yang kita tidak pernah impikan. Formula ini boleh diperolehi daripada seseorang yang anda jadikannya sebagai mentor. Keperibadian kita sebagai seorang usahawan seperti sifat tidak putus asa dan tidak kalah pada tekanan dapat membantu melonjakkan perniagaan ke tahap yang tinggi. Dan jangan lupa, tawakal dan taqwa kepada Allah S.W.T akan memberi berkat kepada segala usaha yang kita lakukan.

Sesungguhnya segala usaha gigih yang di semai hari ini akan membuahkan hasil di kemudian hari kelak. Ianya seumpama kita menanam sepohon pokok, apabila ianya matang kita dapat memetik buahnya tanpa berusaha lagi.

Begitu juga dengan bidang perniagaan, dalam jangka masa panjang kita boleh merasa hasilnya dengan hanya bergoyang kaki. Apabila kita berjaya membina asas perniagaan yang kukuh, kita dapat menikmati hasil pendapatan syarikat yang telah kita bina sejak bertahun-tahun lamanya.

Sumber Arkib: Buletin Usahawan Nasional Bilangan 4 

PERNAHKAH anda terfikir kenapa orang yang berjaya dalam kerjaya mereka dan menjadi kaya dan setengah yang lain pula, tidak berubah malah terus merosot dan semakin miskin.

Bagi yang berjaya, kita ingin mengetahui apakah faktor-faktor yang menyebabkan mereka berjaya. Apa yang menjadi motivasi mereka? Berapa jam mereka bekerja? Dan apakah pegangan mereka sehingga mereka berjaya mencorak kehidupan yang berbeza daripada orang lain?

Kalau kita perhatikan, orang yang berjaya mempunyai persamaan dalam beberapa ciri-ciri tertentu. Salah satu daripada ciri yang terdapat pada orang yang berjaya ialah mereka merupakan pengurus masa yang baik. Mereka menghabiskan masa di pejabat secara efisien kerana mereka menyerahkan jiwa dan raga mereka hanya untuk bekerja. Mereka mencintai apa yang mereka lakukan. Lazimnya lebih tinggi pangkat seseorang pekerja, maka lebih lamalah dia bekerja,” ada sesetengahnya sehingga 60 jam seminggu berbanding 48 jam bagi pekerja biasa.

Ada yang memulakan kerja pada awal pagi dan ada pula sesetengahnya memulakan kerja selepas sahaja sembahyang subuh. Mereka menggunakan jam untuk mengawal waktu bekerja. Mereka hanya memerlukan waktu tidur yang singkat berbanding orang biasa yang memerlukan lapan jam. Walaupun masa tidur yang pendek, ia tidak menjejaskan kesihatan kerana mereka sihat dan bersemangat.

Ciri lain bagi orang yang bijak mengurus masa termasuklah sikap yang positif, berkeupayaan memberi lebih tumpuan kepada perkara yang berkepentingan tinggi bukan yang remeh-temeh. Tetapi terdapat beberapa halangan yang sentiasa mengganggu keberkesanan bekerja termasuklah gangguan sosialisasi, mesyuarat yang boleh dielakkan dan mengutamakan kerja-kerja yang kurang kepentingannya.

Bagi seseorang eksekutif yang bijak, mereka tahu bagaimana hendak menggunakan masa dengan berkesan. Mereka hanya melakukan sesuatu yang produktif dan memberi perhatian kepada aktiviti yang mempunyai kepentingan dan keutamaan yang tinggi.

Mereka juga akan memastikan semua rancangan  berjalan dengan lancar dan orang bawahan menjalankan tugas dengan penuh efisien. Mereka juga menggalakan orang bawahan menjalankan tugas mereka dengan cara tersendiri asalkan hasil yang dikehendaki tercapai.

Mengurus masa dengan baik dalam waktu santai turut menjadi cara penting eksekutif berjya. Mereka yang berjaya memilih sukan seperti golf, jogging dan tenis dan tidak kurang juga yang memilih untuk mengisi masa dengan membaca. Mereka yang banyak menggunakan masa untuk menulis pada waktu yang sama untuk mengurus syarikat akan membahagikan masa tertentu untuk kedua-dua tujuan tersebut.

Menurut Peter Drucker dalam bukunya ‘Working Smart’, orang yang berjaya akan bertanya kepada diri mereka apakah yang diharapkan oleh orang lain darinya daripada memikirkan teknik atau cara untuk kakitangan menyelesaikan sesuatu tugasan yang diberi.

Mereka membina kekuatan diri, begitu juga dengan kekuatan orang-orang yang bekerja di sekeliling mereka. Apabila berlaku sebarang masalah kakitangan atau ketidakcekapan, mereka lebih memberi fokus kepada pejuangan yang dicetuskan dan bukan menghabiskan masa untuk memikirkan mengenai masalah mereka.

Dengan memberi fokus kepada sesuatu yang utama bermakna mencari keadaan yang paling baik untuk menghasilkan produktiviti secara optimum. Susun dan pegang keutamaan-keutamaan itu dengan melakukan perkara yang utama dulu supaya kita mempunyai masa untuk memberi tumpuan kepada tugasan lain. Dengan cara ini adalah mudah untuk kita memberi masa yang berkualiti kepada sesuatu projek yang sedang kita laksanakan.

Membuat keputusan yang berkesan juga merupakan satu lagi ciri yang penting. Pengurus yang berjaya boleh membuat keputusan dengan cepat dan berpegang kepadanya. Jika tersalah membuat keputusan, mereka belajar daripada kesilapan itu dan tidak membuang masa membincangkan hal tersebut.

Ciri-ciri lain pengurus yang berjaya ialah:

1. Mengawal Kegagalan

Untuk membina semangat kejayaan, adalah penting untuk kita menawan rasa takut kepada segala jenis kegagalan walaupun ianya hanya merupakan kegagalan yang kecil. Dengan berfikiran ‘mahukah mereka menerima idea saya’, merupakan sesuatu yang hanya membuang masa. Lebih baik jika masa itu digunakan untuk meperbaiki idea tersebut.

2. Mengekalkan Kedamaian Fikiran dan Sentiasa Terurus

Uruskan tugasan harian dengan teratur berpandukan senarai tugasan yang hendak kita laksanakan. Jika kita mempunyai pembantu, biarlah pembantu kita menguruskan kerja-kerja harian seperti membuka surat atau membuat panggilan telefon.

3. Tidak Galakkan Mesyuarat

Ramai eksekutif tidak gemar bermesyuarat kerana ia mengambil masa yang panjang. Gunakan telefon, emel atau bertemu secara tidak formal dengan orang bawahan atau kakitangan jika ada sesuatu yang ingin disampaikan.

Sumber Arkib: Buletin Usahawan Nasional Bilangan 5